Backoffice Management (m/w/d)
That’s the Job.
Wen wir brauchen.
- Unterstützung des Backoffice, des Teams und der Geschäftsleitung in allen Belangen des täglichen Agenturbetriebes
- Erstellung und Aufbereitung von Übersichten, Auswertungen, Daten und Entscheidungshilfen für das Backoffice, die Projektleiter und die Geschäftsleitung
- Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie weiterführende Bearbeitung von Eingangsrechnungen (Rechnungsprüfung, Freigabe, Buchung und Ablage)
- Büroorganisation, Überwachung und kaufmännische Abwicklung aller anfallenden Geschäftsvorgänge (Bestellungen, Retouren, Terminkoordination, Kommunikation mit der Hausverwaltung und externen Dienstleistern)
- Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Meetings sowie Empfang und Bewirtung von Kunden und Besuchern
- Unterstützung bei der Auftragsabwicklung und der vorbereitenden Buchhaltung (Stammdatenpflege, Angebote, Rechnungen, Mahnwesen, Buchungen)
- Dokumentation und Ablage jeglicher Unterlagen und Dokumente
- Unterstützung der Mitarbeiter beim On- und Offboarding
- Unterstützung der Geschäftsleitung und des Backoffice bei Personalangelegenheiten
- Übernahme von Ad-hoc-Sonderaufgaben
Your qualification.
Wen wir uns wünschen.
- Du bist stets freundlich, souverän und zuvorkommend und du hast eine gute Kommunikationsfähigkeit. Dein Auftreten ist offen und authentisch.
- Du bist ein Organisationstalent und unterstützt das Backoffice und die Geschäftsleitung unkompliziert, proaktiv, effizient und vorausschauend.
- Du verfügst über absolute Vertrauenswürdigkeit, Zuverlässigkeit und Sensibilität im Umgang mit Daten und Werten.
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Bürokaufmann/-frau oder vergleichbar) und idealerweise einige Jahre Erfahrung.
- Du verfügst über gute MS-Office-Kenntnisse, ein gutes Zahlenverständnis sowie sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Du bist motiviert und engagiert und willst zeigen, was du als Bürokaufmann/-frau draufhast.
- Du kannst eigenverantwortlich, strukturiert, lösungsorientiert und vernetzt arbeiten und besitzt genug analytische Fähigkeiten, um auch komplexere Fragestellungen effizient und mit zielsicherer Priorisierung lösen zu können.
Who we are. Wer dich erwartet.
Wir sind stark im Team.
Als Kommunikationsagentur verbinden wir Menschen mit Marken. Da steckt Herz drin. Das ist mehr als Job. Das ist Mission. Seit 1972. Immer in Bewegung und voller Neugier finden wir als Team die richtigen Wege – für unsere Kunden und deren Kunden. Damit sie sich aufeinander zubewegen und gemeinsam wachsen können. Denn oft steckt in Marken und Märkten viel mehr, als es auf den ersten Blick den Anschein hat.
Wir haben hier bei uns einen kreativen Raum geschaffen, in dem man sich im Team weiterentwickeln und die Zukunft unseres Unternehmens mitprägen kann. Koch Essen ist ein Ort, an dem wir uns um die Qualität unserer Arbeitszeit kümmern und darauf Wert legen, dass jeder den Gestaltungsfreiraum und die Unterstützung bekommt, die er braucht, um sein persönliches Potenzial zu entfalten. Dabei glauben wir nicht an Bullshit Bingo, sondern an Ehrlichkeit, Authentizität und nachhaltige Beziehungen. Und damit läuft der Laden seit über fünfzig Jahren ganz gut – aktuell übrigens in einem wunderschönen Büro direkt im Herzen von Essen-Rüttenscheid.
How to KOCH ESSEN?
Dein Weg zu uns
Wir haben nicht nur dein Interesse, sondern auch deine Neugier und Leidenschaft geweckt?
Dann schicke uns bitte deine vollständigen Bewerbungsunterlagen
– inklusive Gehaltsvorstellungen
– sowie dem frühestmöglichen Eintrittstermin an:
Wir freuen uns darauf, dich persönlich kennenzulernen und deine Fragen zu beantworten.
Tel.: +49 (0) 201 8944-6
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Alfredstraße 61, 45130 Essen